'Audit betekent bezinning en bekroning voor de voltallige equipe.'

Ook in de West-Vlaamse ouderenzorg zaten ze niet stil: Onze-Lieve-Vrouw Gasthuis vzw in Poperinge verzilvert straks haar PREZO-keurmerk. Om die ambitie mee waar te maken, kwam stafmedewerker kwaliteit Dave Vanderbeke aan boord in 2020. In volle coronacrisis, maar het succesvolle PREZO-traject loopt al sinds 2013. Een jarenlange investering met resultaat, ook tijdens die crisis.

Het kernteam van OLV Gasthuis vzw

Van pre-audit naar positieve audit

OLV Gasthuis vzw heeft er zopas een positieve audit opzitten, zegt Dave: ‘In maart ’20 hadden we een pre-audit voor onze 2 huizen, WZC OLV Gasthuis en WZC Emmaus. Toen werd snel duidelijk dat we 6 van de 7 PREZO-clusters haalden. Maar 1 cluster, het kwaliteitssysteem, mankeerde een consequente aanpak en rode draad, we kampten nog teveel met eilandpolitiek. Dus plaatsten we kwaliteit boven kwantiteit en koppelden we de juiste experts op cluster- en projectniveau.’ De grootste stap de voorbije maanden is overduidelijk voor Dave: ‘Een betere centralisering van de kwaliteit, wat onze audit bevestigde. Cluster 7 is de bindende factor en helpt onze mensen meer betrokken te maken in het hele verhaal. Je kan je kwaliteitsvisie binnen je voorziening heel efficiënt in kaart brengen. Als je dat grondig doet, pluk je er de vruchten van in alle andere clusters.’

Transparantie en betrokkenheid

Dave bij het kwaliteitsbord

Die focus op kwaliteit zit in het huiselijke DNA: ‘De laatste tijd werkten we intenser en rapporteerden we onze prioriteiten met alle betrokkenen. We willen de kwaliteitsprojecten zichtbaarder maken op een groot bord, in de taal van onze mensen. Zodat ze zien wat er gebeurde om die cijfers te halen en wat er nog nodig is. Ze zullen er ook hun feedback kwijt kunnen, het wordt geen statische bedoening.’ Het is nu uitkijken naar het keurmerk: ‘De dag van de audit sprak een hotelmedewerkster me spontaan aan, ze vroeg hoe het was gegaan. Je voelt dat iedereen ermee bezig is, in het kernteam en op de werkvloer. Het is echt een moment van feedback, een kans om te tonen waarmee we bezig zijn, waar we groeiden en er werkpunten zijn. Maar het is ook een moment van bezinning en bekroning voor de voltallige equipe.’

Kritische confrontatie, leerrijke communicatie

PREZO is een kwaliteitsinstrument dat noopt tot zelfconfrontatie, vindt Dave: ‘We gaan onze kwaliteitsprojecten heel gericht evalueren, per trimester. Er komt zelfs een interne audit op basis van de jaarlijkse projectplanning. Tegelijk is het cruciaal om de mensen zelf regelmatig te horen, waardoor je hun gevoelens en gedachten meekrijgt. En waarmee je de planning bijstuurt, meer op maat van de werkvloer. Zo hadden we een e-learning rond handhygiëne, waar heel wat medewerkers over praatten.’ Het systeem mag nooit een doel op zich zijn, denkt de kwaliteitsman: ‘Het blijft een ondersteuning om het onze bewoners makkelijk te maken. Zeker in onze communicatie deden we onze uiterste best. Dankzij frequente nieuwsbrieven die zo proactief mogelijk familie, bewoners en medewerkers vertelden wat (niet) kan. We deden ook een Covid-bevraging naar de families over hoe ze zich voelden, wat ze van onze aanpak vonden... ’

Grondige methodiek, grootse gevolgen

De mate van betrokkenheid maakt het verschil: ‘Je vertelt eenzelfde duidelijk verhaal waarin iedereen mee is. Bovendien gebruik je het digitale PREZO-platform in al zijn lagen, van zelfevaluaties tot projectfiches. Als je die geregeld aanvult en kritisch bijstelt, ondervind je veel positieve gevolgen. Je moet er als organisatie een systematiek insteken.’ De PREZO-vernieuwingen gingen niet onopgemerkt voorbij in Poperinge: ‘Ik waardeer de inspanningen om naar een community-abonnement te gaan en aan kennisuitwisseling te doen. Het platform zelf werd gebruiksvriendelijker, door pdf’s van je projectplanning of clusters te maken, prestaties vanuit verschillende clusters te linken… Ik heb zelfs getest met eigen indicatoren: heel goed dat je er niet alleen met teller- en noemerschalen kan werken, maar bijvoorbeeld met Likertschalen en simpele incidatoren. Bijvoorbeeld hoeveel projecten je inplande en uiteindelijk bereikte. Een snelle manier om zelf dieper te denken over het kwaliteitsverhaal.’  

Positieve, innovatieve imagoboost

Dave ziet PREZO als een middel om zijn sector in een correcter daglicht te plaatsen: ‘Als je wilt groeien als voorziening, moet je je kwetsbaar durven opstellen. Dat is mijn kerngedachte. Onlangs las ik in Knack hoe mensen niet altijd over de muur heen kijken en zien wat er echt leeft binnen onze voorzieningen. Bijvoorbeeld dat er heel innovatief wordt gewerkt om bewoners een menswaardig bestaan te geven in deze moeilijke periode. Dan is een methodiek als PREZO handig om die spiegel voor te leggen.’ Een spiegel die medewerkers meer laat nadenken? ‘Absoluut. Als ik deze handeling stel, wat is het effect op mijn cliënten? En hoe ga ik mijn persoonlijke werkpunten opvolgen en systematisch aanpakken? Als we die PREZO-kwaliteitscultuur verder uitbouwen ben ik zeker dat we binnen een jaar veel verder staan. Beleidsmatig kan dat snel gaan, het op de werkvloer krijgen blijft een uitdaging. Maar PREZO biedt een helpende hand (glimlacht).’

Interview: Denny Coussement, februari 2021